Een punt van zorg over Milence naar voren brengen
Wie kan een melding doen?
Iedereen die van mening is dat hij of zij nadelige gevolgen heeft ondervonden of zou kunnen ondervinden van de activiteiten of zakelijke relaties van Milence, kan een melding doen. Dit omvat lokale gemeenschappen, leveranciers, aannemers, zakenpartners en andere belanghebbenden.
Welke bezwaren kunnen er worden aangevoerd?
De zorgen kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op:
- Mensenrechten en arbeidsomstandigheden: arbeidsomstandigheden, discriminatie, intimidatie of andere mensenrechtenkwesties.
- Gezondheid en veiligheid: risico’s voor mensen die verband houden met onze activiteiten of vestigingen.
- Milieu: vervuiling, afval, geluidsoverlast of andere milieueffecten.
- Bedrijfsethiek: omkoping, corruptie, belangenconflicten of ander onethisch gedrag.
- Gevolgen voor de gemeenschap: bezorgdheid over de gevolgen van onze activiteiten voor lokale gemeenschappen.
- Overige ESG-kwesties: alle andere milieu-, sociale of governancekwesties die verband houden met de activiteiten of zakelijke relaties van Milence.
Hoe dient u een klacht in?
Stuur een e-mail naar compliance@milence.com, met als onderwerp “Externe klacht”. Vermeld, indien mogelijk, het volgende:
- Een beschrijving van het probleem.
- De plaats en datum van het incident, indien van toepassing.
- Alle informatie die ons kan helpen het probleem te begrijpen.
- Uw voorkeursgegevens voor contact en communicatiemethode.
U hoeft niet alle details te vermelden om een klacht in te dienen. Klachten kunnen ook anoniem worden ingediend. Als u anoniem een klacht indient, geef dan indien mogelijk een manier op waarop we contact met u kunnen opnemen, aangezien dit ons kan helpen bij het beoordelen en afhandelen van de klacht.
Wat gebeurt er nu?
Milence bevestigt de ontvangst van een klacht binnen zeven werkdagen, mits er contactgegevens beschikbaar zijn. We zullen de klacht beoordelen, bepalen wat de gepaste vervolgstappen zijn en, waar mogelijk, de klager op de hoogte houden van de voortgang.
Wij streven ernaar klachten binnen 40 werkdagen af te handelen. Als een zaak complex is of nader onderzoek vereist, kan dit langer duren. Wij zullen elke aanzienlijke vertraging toelichten en u op de hoogte houden van de stand van zaken.
Onze aanpak is erop gericht om klachten op een eerlijke en evenredige manier te behandelen en, waar nodig, via een dialoog met de persoon die de klacht heeft ingediend.
Vertrouwelijkheid en bescherming tegen vergeldingsmaatregelen
Klachten worden zorgvuldig behandeld en worden uitsluitend gedeeld met degenen die de informatie nodig hebben om de kwestie te beoordelen of aan te pakken, met inachtneming van de toepasselijke wettelijke verplichtingen. Wij zullen redelijke maatregelen nemen om persoonsgegevens te beschermen.
Milence tolereert geen vergeldingsmaatregelen tegen personen die te goeder trouw een probleem aan de orde stellen of deelnemen aan de klachtenprocedure.
Een toegankelijke en eerlijke procedure
Het gebruik van dit mechanisme is gratis. Klachten worden objectief en zonder discriminatie in behandeling genomen. Het indienen van een klacht belet niemand om contact op te nemen met een toezichthouder, juridisch advies in te winnen of gebruik te maken van andere beschikbare klachten- of rechtsmiddelen. Voor meer informatie of om een klacht in te dienen, kunt u contact opnemen met compliance@milence.com.